Mrz 152011
 

Online-Bewerbungen, sei es nun per E-Mail oder Formular auf der Firmen-Homepage, sind inzwischen der Standard. Die weite Verbreitung hat zur Folge, dass sich nach anfänglichen Unsicherheiten auch bei der digitalen Bewerbungsmappe feste Regeln für Form und Aufbau etabliert haben. Geändert hat sich wenig.

Es gibt wohl wenige Unternehmensbereich, die das Internet in den letzten Jahren so grundlegend verändert hat, wie das Personalwesen. Im Jahr 2004 titelte der Spiegel* noch „Bitte, bitte keine E-Mails – Für den Jobsuchenden ist sie einfach und beliebt, bei vielen Personalchefs dagegen geradezu verhasst: die Bewerbung per E-Mail.“ Heute dagegen werden geschätzt 80 Prozent der Bewerbungen online abgewickelt – entweder per Mail oder über ein Bewerbungsformular auf der Unternehmenswebseite. Diese rasche Umstellung hat auf beiden Seiten, bei Personalern wie Bewerbern, anfangs für große Unsicherheit gesorgt, doch langsam entwickeln sich Standards und Regeln wie eine Online-Bewerbung am besten ankommt. Für Berufseinsteiger, aber auch alte Hasen, die bei einem Jobwechsel vielleicht das erste Mal vor der Herausforderung Online stehen, haben wir die wichtigsten Punkte im Folgenden zusammengefasst.

Der wichtigste Unterschied zwischen einer gedruckten und einer digitalen Bewerbungsmappe ist, dass es keinen Unterschied gib. Für beide gelten bezüglich Aufbau, Form, Stil und Umfang die gleichen, über Jahrzehnte bewährten Regeln. Also neben einem möglichst aussagekräftigen Anschreiben, einem sauberen, lückenlosen Lebenslauf und den wichtigsten Zeugnissen vor allem eins: äußerste Sorgfalt. Der sonst im Web übliche Schnodderstil mit Kleinschreibung, Abkürzungen, Emotikons oder gar Tippfehlern hat in einer Bewerbung und der zugehörigen Mail absolut nichts zu suchen. Das sollte selbstverständlich sein, doch Personaler können ein langes, trauriges Lied davon singen.

Online oder Papier

Sind die Unterlagen erst einmal zusammengestellt, stellt sich die grundsätzliche Frage: online oder Papier? Das entscheidet immer das Unternehmen. Steht in einer Stellenanzeige etwa „per Post“, dann stoßen Sie mit einer E-Mail wahrscheinlich auf wenig Verständnis – und umgekehrt. Bei Initiativbewerbungen lohnt es, sich telefonisch nach den Vorlieben des Wunschunternehmens zu erkundigen. Zum einen ist dies ein guter Anlass für einen ersten, unverbindliche Kontakt, zum anderen können Sie sich dann auch gleich nach dem Namen und der E-Mail Adresse des Personalchefs erkundigen.

Gerade Großunternehmen bieten inzwischen Bewerbungsformulare auf der Firmen-Homepage an, die der Personalabteilung eine Vorauswahl erleichtern sollen. Eine gesonderte Bewerbung per Mail wird hier aller Wahrscheinlichkeit ungeöffnet gelöscht. Bei einem Webformular übrigens immer alle Felder ausfüllen, auch und gerade die optionalen Angaben – die Chance, sich hier von der breiten Masse der Bewerber abzuheben, sollte man nicht verschenken. Damit man später beim Bewerbungsgespräch noch genau weiß, was man alles geschrieben hat, das komplette Formular auf jeden Fall vor dem Abschicken noch einmal ausdrucken.

Während Online-Formulare meist alles vorgeben, bleibt bei einer Bewerbung per E-Mail die Frage nach dem richtigen Format. Das beginnt schon vor dem Schreiben der E-Mail mit der Wahl einer seriösen E-Mail Adresse. „Mausischatz75@gmx.de“ mag zwar Ihre gewohnte Adresse sein, ein extra eingerichtetes Konto mit „vorname.zuname@provider.de“ wirkt aber auf jeden Fall professioneller. Auch die übrige Online-Präsenz wie Facebook-, Xing- oder eigene Webseite sollte man vorsichtshalber einem Seriositäts-Check unterziehen.

Stimmen die eigen E-Mail Adresse und die des Ansprechpartners, gilt es eine passende Betreffzeile zu finden. Die soll die schnelle Zuordnung ermöglichen, also neben „Bewerbung“ auf jeden Fall auch eine Referenz, z. B. eine vorgebebene Kennziffer oder die ausgeschriebene Stelle und Ort der Anzeige enthalten.

Anschreiben bleibt Anschreiben

Die folgende Mail entspricht dem Anschreiben bei der Bewerbung per Post. Sie erwähnt noch einmal die gewünschte Stelle, fasst die wichtigsten Punkte zusammen und nennt kurz Motivation und Qualifikation. Weil nicht wenige Unternehmen die eingehenden E-Mails inzwischen automatisiert nach bestimmten Schlüsselwörter scannen und vorfiltern, lohnt es sich mehr denn je, einem aussagekräftigen Anschreiben größte Aufmerksamkeit zu widmen. Zu hunderten verschickte Einheitsmails werden von den Peronalern als das behandelt, was sie sind: Spam. Am Ende des Anschreibens übrigen Adresse und Telefonnummer nicht vergessen. Falls es Probleme mit der Mail oder dem Anhang gibt, kann der Empfänger so noch auf einem anderen Kommunikationsweg nachhaken. Um im Vorfeld schon Empfangsprobleme zu vermeiden, sind reine Textmails einer aufwendigen HTML-Version vorzuziehen.

In den Anhang der Mail kommt dann die eigentliche Bewerbungsmappe, möglichst nur ein einziges Dokument und möglichst im PDF-Format. PDFs haben sich inzwischen als Standard etabliert, nicht nur weil sie im Gegensatz zu einem Powerpoint- oder Word-Dokument meist kleiner sind und nicht mehr verändert werden können. Die Dateigröße inklusive Bild und eingescannten Zeugnissen sollte auch im Zeitalter von DSL nicht größer als zwei bis drei Megabyte sein. Zusätzlich auf einen sinnvollen Dateinamen achten und keine exotischen Schriften verwenden, die eventuell beim Empfänger nicht dargestellt werden. Ein solches kleines und dennoch lesbares PDF aus mehreren verschiedenen Quellen zu erzeugen, ist sicher nicht jedermanns Sache, doch der Computerfreak im Bekanntenkreis hilft gewiss gern. Die fertige Mappe enthält noch einmal das Anschreiben, den Lebenslauf mit Foto und die wichtigsten Zeugnisse – alles sauber und lesbar gestaltet wie in einer gedruckten Bewerbung. Das bedeutet natürlich auch, dass das verwendete Bild kein Schnappschuss von der Webcam ist, sondern eine professionelle Aufnahme.

Ist die Mail dann endlich fertig, nicht gleich „Senden“ drücken. Oder doch, aber die Bewerbung erst einmal an einen Bekannten schicken, der überprüft, ob die Mail samt Anhang vollständig übertragen wird, das PDF sich auch wirklich ausdrucken lässt und ob vor allem keine Tippfehler in Mappe und Anschreiben mehr sind. Erst jetzt ist Zeit für „Klick und Weg“.

Der Bewerbungseingang wird von den meisten Unternehmen zügig per E-Mail bestätigt. Bleibt diese Bestätigung aus, darf man nach ein, zwei Wochen schon mal per Mail oder besser noch telefonisch nachhaken, ob denn mit der Übertragung alles geklappt hat.

Danach beginnt der schlimmste Teil der Bewerbung, der sich auch im Zeitalter der Digitalisierung nicht geändert hat: das Warten. Ganz so einfach ist es mit „Klick und Job“ dann doch nicht. Wir wünschen auf jeden Fall alles Gute.

Matthias Meier

 

* www.spiegel.de/unispiegel/jobundberuf/0%2C1518%2C299645%2C00.html
Die am Anfang des Artikels zitierte Spiegel-Seite von 2004.

www.zeit.de/karriere/bewerbung/2010-06/online-bewerbung-tipps?page=1Aktuelle Artikel aus der Zeit zum Thema Online-Bewerbung.

www.arbeitsratgeber.com/online-bewerbung-0262.html
www.wiwi-treff.de/home/index.php?mainkatid=3&ukatid=301&sid=301&artikelid=132
www.jobware.de/ra/rb/ob/1.html
Eine mehr zufällige Auswahl von Bewerbungsratgebern ohne Wertung oder Anspruch auf Vollständigkeit.

http://bewerbung.net/tipps/bewerben-nach-din-5008
Die Bewerbungsregeln nach DIN 5008, sei es nur per Post oder per PDF.

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